Steuerliche Regeln für Pflegedienste 2026 – kompakt & praxisrelevant

Steuern im Pflegedienst: Die wichtigsten Regeln im Überblick

Zielgruppe: Inhaber und Geschäftsführer ambulanter Pflegedienste · Lesezeit: ca. 4 Minuten · Stand: September 2026

Umsatzsteuer: Befreiung nach § 4 Nr. 16 UStG

Befreit sind Leistungen, die eng mit der Betreuung oder Pflege hilfsbedürftiger Personen verbunden sind. Voraussetzung ist, dass der Pflegedienst als begünstigte Einrichtung gilt, vgl. § 4 Nr. 16 UStG.

Liegen die Voraussetzungen vor, sind auch privat bezahlte Pflegeleistungen steuerfrei. Entscheidend ist der Leistungsinhalt, nicht der Kostenträger. Das gilt auch für hauswirtschaftliche Versorgung, sofern sie an hilfsbedürftige Personen erbracht wird. Behandlungspflege kann unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei sein.

Steuerpflichtig sind dagegen etwa Hauswirtschaftsleistungen an nicht hilfsbedürftige Kunden, Wellness- und Komfortangebote sowie eigenständige Verpflegungsleistungen wie „Essen auf Rädern“ (hier ggf. ermäßigter Steuersatz). Steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen sollten in Rechnungen und Buchhaltung sauber getrennt werden, damit die Abgrenzung in einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Vorsteuer bei Investitionen

Für Eingangsleistungen, die steuerfreien Pflegeumsätzen dienen, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Wer auch steuerpflichtige Leistungen erbringt, kann die Vorsteuer anteilig abziehen, etwa bei einem gemischt genutzten Fahrzeug.

Gewerbesteuer

Ambulante Pflegedienste sind in der Regel gewerblich tätig, auch als Einzelunternehmen. Grundpflege und hauswirtschaftliche Versorgung gelten stets als gewerblich. Freiberuflich kann nur eine examinierte Pflegekraft sein, die überwiegend Behandlungspflege erbringt und bei Mitarbeitern jeden Patienten selbst betreut.

Gewerbesteuer fällt trotzdem oft nicht an: Nach § 3 Nr. 20 Buchst. d GewStG sind Pflegedienste jeder Rechtsform befreit, wenn im laufenden Jahr in mindestens 40 % der Fälle die Pflegekosten überwiegend von Sozialversicherungs- oder Sozialhilfeträgern getragen werden. Beihilfe zählt nicht mit.

Die Befreiung gilt nur für pflegebezogene Erträge. Einnahmen etwa aus der Personalgestellung an Heime oder Kliniken bleiben steuerpflichtig.

Ohne Befreiung erhalten Einzelunternehmer und Personengesellschaften einen Freibetrag von 24.500 €; die Gewerbesteuer wird über § 35 EStG weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet. Eine GmbH hat keinen Freibetrag.

Buchführung

Zugelassene Pflegedienste unterliegen grundsätzlich der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV). Sie verlangt eine kaufmännische Buchführung mit Jahresabschluss sowie eine Kosten- und Leistungsrechnung. Befreit sind Pflegedienste mit bis zu sechs Vollzeitkräften, sofern ihre SGB-XI-Umsätze 250.000 € nicht übersteigen. Dienste mit sieben bis zehn Vollzeitkräften können eine Befreiung beantragen.

Wichtig: Die PBV-Pflicht gilt über § 140 AO auch steuerlich. Wer unter die PBV fällt, muss bilanzieren und kann keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Für befreite Einzelunternehmer gilt § 141 AO: Bilanzierungspflicht ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn, nach Aufforderung durch das Finanzamt. Eine GmbH bilanziert immer.

Lohn

Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit (SFN-Zuschläge) sind innerhalb gesetzlicher Grenzen steuerfrei, sozialversicherungsfrei allerdings nur bis zu einem bestimmten Grundlohn. Pauschale Vergütungen für Rufbereitschaft fallen nicht darunter und sind voll lohnsteuerpflichtig. Zuschläge müssen zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt werden und sich auf konkret nachweisbare Zeiten beziehen.

Arbeiten Beschäftigte regelmäßig nachts, sonn- oder feiertags, gehören die Zuschläge auch in das Urlaubsentgelt und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Vorsicht bei Betriebsprüfungen: Wer die Zuschläge bei Urlaub oder Krankheit nicht einrechnet, zahlt nicht nur zu wenig Lohn. Die Deutsche Rentenversicherung fordert seit Jahren Beiträge auf solche geschuldeten, aber nicht gezahlten Zuschläge nach.

Zuschüsse

Öffentliche Fördergelder sind ertragsteuerlich in der Regel Betriebseinnahmen. Investitionszuschüsse können stattdessen die Anschaffungskosten mindern. Umsatzsteuerlich sind echte Zuschüsse nicht steuerbar.

Checkliste

• - Versorgungsvertrag oder 25-%-Quote dokumentieren
• - Steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen getrennt abrechnen
• - Vorsteuer bei gemischt genutzten Investitionen aufteilen
• - Pflichten nach PBV und Abgabenordnung prüfen
• - SFN-Zuschläge und Rufbereitschaft richtig abgrenzen
• - SFN-Zuschläge in Urlaubsentgelt und Entgeltfortzahlung einrechnen und dort steuer- und beitragspflichtig abrechnen
• - Fördermittel steuerlich zuordnen
• - 40-%-Quote für die Gewerbesteuer laufend im Jahr überwachen (Beihilfe nicht mitzählen)
• Erträge außerhalb der Pflege, z. B. Personalgestellung, gesondert erfassen

Wir beraten Sie individuell zu allen steuerlichen Fragen für Pflegedienste.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt allgemeine Informationen dar und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Wir prüfen gerne Ihre persönlichen Fristen und erstellen Ihren individuellen Zeitplan — damit Sie stets den Überblick behalten und optimal aufgestellt sind.